Datenschutzerklärung für FreeMe

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie FreeMe personenbezogene Daten verarbeitet, wenn du die Website, die mobile App sowie die zugehörigen E-Mail- und Support-Prozesse nutzt.

Die Inhalte orientieren sich an der aktuellen Produktlogik von FreeMe: Firmen- und Teamverwaltung, Urlaubs- und Abwesenheitsplanung, Genehmigungen, Mitgliederzugänge, Profilverwaltung sowie technische Benachrichtigungen per E-Mail.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Login-Status, Mitgliedschaft zu einer Firma, Rollen und technische Authentifizierungskennungen.
• Profildaten: Anzeigename, Profilbild, Geburtsdatum und Angaben zur Profilvervollständigung.
• Firmen- und Teamdaten: Firmenname, Firmenlogo, Bundesland bzw. Standortbezug, Teams, Team-Sichtbarkeiten und Zuständigkeiten.
• Arbeits- und Urlaubsdaten: Beschäftigungsbeginn, Arbeitstage, Arbeitswochenmuster, Urlaubsansprüche, Urlaubskonten, Überträge und manuelle Korrekturen.
• Abwesenheitsdaten: Art der Abwesenheit, Zeitraum, Status, Notizen, Freigaben, Ablehnungs-, Storno- und Korrekturgründe sowie teambezogene Betriebsschließungen.
• Kommunikationsdaten: Transaktionale E-Mails für Login-Codes und Einladungen bzw. Freischaltungen von Teammitgliedern.
• Technische Daten: Server- und Fehlerprotokolle, User-Agent für den Store-Redirect auf der Website sowie lokal gespeicherte App-Einstellungen und Formularentwürfe auf dem Endgerät.

3. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung von FreeMe und Zuordnung von Nutzerkonten zu Firmen und Teams.
• Durchführung der Anmeldung per Einmalcode und Versand notwendiger transaktionaler E-Mails.
• Verwaltung von Urlaubsansprüchen, Abwesenheiten, Genehmigungen, Teamkalendern und Historien.
• Abbildung von Rollen, Sichtbarkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisation.
• Speicherung von Profilbildern und Firmenlogos, wenn diese aktiv hochgeladen werden.
• Betriebssicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention und technische Stabilität.

4. Rechtsgrundlagen

Soweit wir Daten verarbeiten, um dir FreeMe bereitzustellen und die Nutzung technisch zu ermöglichen, erfolgt dies regelmäßig zur Erfüllung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb.

Soweit Unternehmen FreeMe zur Verwaltung ihrer Mitarbeitenden einsetzen, verarbeiten wir organisationsbezogene Inhaltsdaten typischerweise im Auftrag der jeweiligen Organisation. Diese Organisation entscheidet grundsätzlich darüber, welche Mitarbeiterdaten, Freigaben und Abwesenheitsinformationen in FreeMe hinterlegt werden.

Wenn in FreeMe Krankmeldungen oder sonstige Angaben mit Gesundheitsbezug verarbeitet werden, können besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO betroffen sein. Für die inhaltliche Zulässigkeit solcher Eingaben und die passende Rechtsgrundlage innerhalb der Organisation ist die jeweilige Organisation verantwortlich.

5. Anmeldung, E-Mails und Website-Redirect

Für die Anmeldung versendet FreeMe Einmalcodes per E-Mail. Dabei prüfen wir, ob eine E-Mail-Adresse einer aktiven Mitgliedschaft in einer Firma zugeordnet ist oder im Rahmen der Firmenerstellung verwendet wird.

Wenn die Website auf einem Smartphone aufgerufen wird, wertet FreeMe den User-Agent aus, um auf den passenden App-Store weiterzuleiten. Nach aktuellem Stand setzt die Website dabei keine eigenen Marketing- oder Analyse-Tracker ein.

6. Empfänger und eingesetzte Dienste

• Supabase für Authentifizierung, Datenbank, Dateispeicher und Realtime-Synchronisation.
• Resend für den Versand transaktionaler E-Mails wie Login-Codes und Zugangsbenachrichtigungen.
• Apple App Store und Google Play, wenn du FreeMe über die Website in den jeweiligen Store öffnest.
• Interne Support- und Administrationszugriffe nur, soweit dies zur Fehlerbehebung, Absicherung oder Bearbeitung von Anfragen erforderlich ist.

7. Speicherfristen

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für die Bereitstellung von FreeMe, die Betreuung des jeweiligen Organisationskontos oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind.

Konten, Profil-, Firmen-, Team- und Abwesenheitsdaten bleiben grundsätzlich so lange gespeichert, wie die Organisation FreeMe aktiv nutzt oder bis eine Löschung bzw. Anonymisierung technisch und rechtlich möglich ist. Transaktionale Protokolle können darüber hinaus für Sicherheits- und Nachweiszwecke in angemessenen Fristen aufbewahrt werden.

8. Lokale Speicherung in der App

FreeMe speichert bestimmte Einstellungen und Entwürfe lokal auf dem jeweiligen Gerät, zum Beispiel Theme-Einstellungen, Ansichtsmodi sowie Zwischenspeicher für Login- und Onboarding-Schritte.

Diese lokale Speicherung dient ausschließlich der Nutzbarkeit der App und kann sich durch Abmeldung, App-Löschung oder das Leeren der App-Daten verändern oder entfallen.

9. Deine Rechte

• Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit.
• Du kannst einer Verarbeitung widersprechen, soweit diese auf berechtigten Interessen beruht.
• Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
• Wenn deine Daten im Rahmen eines Firmenkontos durch deine Organisation in FreeMe verarbeitet werden, kann es sinnvoll sein, dich zusätzlich direkt an deine Organisation oder deinen Arbeitgeber zu wenden.

10. Kontakt

Fragen zum Datenschutz, zu Auskunftsersuchen oder zu Löschanfragen kannst du an freeme@marcos-gcd.de senden.