Nutzungsbedingungen für FreeMe

1. Gegenstand

FreeMe ist eine digitale Anwendung zur Verwaltung von Urlauben und sonstigen Abwesenheiten in Unternehmen und Teams. Der Dienst umfasst insbesondere Firmen- und Teamstrukturen, Mitgliederverwaltung, Kalender- und Übersichtsansichten, Genehmigungsprozesse, Urlaubskonten sowie den Versand technischer Zugangs- und Benachrichtigungs-E-Mails.

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der Website, der mobilen App und der damit zusammenhängenden Funktionen zwischen FreeMe und den jeweiligen Nutzerinnen, Nutzern oder Organisationen.

2. Registrierung und Zugang

• Der Zugang zu FreeMe erfolgt derzeit über einen Einmalcode, der an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet wird.
• Organisationen können daneben auch Mitarbeiterprofile ohne eigene E-Mail-Adresse und ohne eigenen App-Zugang anlegen, sofern diese nur intern verwaltet werden.
• Organisationen können ein Firmenkonto anlegen und Mitglieder zu Teams hinzufügen oder bestehende Mitgliedschaften verwalten.
• Nutzerinnen und Nutzer sind dafür verantwortlich, dass ihre hinterlegte E-Mail-Adresse erreichbar und aktuell ist, soweit ihr Profil einen eigenen App-Zugang nutzt.
• Zugangsdaten, Einmalcodes und Zugangs-E-Mails dürfen nicht unbefugt an Dritte weitergegeben werden.
• Soweit E-Mail-basierte Zugänge genutzt werden, können technische Benachrichtigungs-E-Mails zu Abwesenheitsanträgen und deren Statusänderungen an berechtigte Beteiligte versendet werden.

3. Verantwortlichkeit der Organisation

Wenn FreeMe im Unternehmenskontext eingesetzt wird, ist die jeweilige Organisation dafür verantwortlich, dass nur berechtigte Personen angelegt werden und dass die in FreeMe gepflegten Inhalte rechtmäßig, aktuell und für den vorgesehenen Zweck erforderlich sind.

Dies gilt insbesondere für Mitarbeiterdaten, Rollen, Teamzuordnungen, Urlaubsansprüche, Abwesenheitsgründe, Genehmigungen sowie etwaige sensible Inhalte mit Gesundheitsbezug.

Soweit FreeMe personenbezogene Daten für eine Organisation im Auftrag verarbeitet, können ergänzende vertragliche Regelungen zur Auftragsverarbeitung erforderlich sein. Die Organisation bleibt dafür verantwortlich, die rechtlichen Voraussetzungen ihres Einsatzes von FreeMe zu prüfen.

4. Zulässige Nutzung

• FreeMe darf nur für legitime betriebliche oder interne organisatorische Zwecke genutzt werden.
• Es ist unzulässig, den Dienst missbräuchlich zu verwenden, Sicherheitsmechanismen zu umgehen, unbefugte Zugriffe zu versuchen oder technische Schnittstellen automatisiert in einer Weise zu belasten, die den Betrieb beeinträchtigt.
• Es dürfen keine rechtswidrigen, irreführenden, beleidigenden oder fremde Rechte verletzenden Inhalte eingestellt werden.
• Dateiuploads wie Profilbilder oder Firmenlogos dürfen nur verwendet werden, wenn die notwendigen Nutzungsrechte vorliegen.

5. Rollen, Sichtbarkeiten und Freigaben

FreeMe bildet Rollen und Sichtbarkeiten innerhalb einer Organisation technisch ab, zum Beispiel Firmeninhaber, Teamzuordnungen, Freigabeverantwortliche und eingeschränkte Team-Sichtbarkeiten.

Die Organisation bleibt dafür verantwortlich, diese Einstellungen passend zu ihrer internen Struktur, ihren Freigabeprozessen und ihren Vertraulichkeitsanforderungen zu konfigurieren.

Teamkalender für normale Teammitglieder sind nach der vorgesehenen Produktlogik auf allgemeine Verfügbarkeits- bzw. Abwesenheitsinformationen beschränkt. Detaillierte Abwesenheitsgründe und vergleichbare Inhaltsdaten dürfen nur von der betroffenen Person selbst oder von hierfür berechtigten Rollen eingesehen werden.

6. Verfügbarkeit und Weiterentwicklung

FreeMe wird fortlaufend weiterentwickelt. Wir können Funktionen anpassen, erweitern oder aus sachlichen Gründen ändern, sofern dadurch der wesentliche Vertragszweck nicht unzumutbar beeinträchtigt wird.

Eine durchgängige, unterbrechungsfreie Verfügbarkeit kann technisch nicht garantiert werden. Wartungen, Sicherheitsupdates, Störungen bei Infrastruktur- oder Drittanbietern und notwendige Schutzmaßnahmen können zu zeitweisen Einschränkungen führen.

7. Pakete, Limits und Funktionsumfang

Der verfügbare Funktionsumfang und mögliche Nutzerlimits können vom jeweils gebuchten oder freigeschalteten Paket abhängen. Maßgeblich sind die zum jeweiligen Zeitpunkt in FreeMe, im Angebot oder in einer individuellen Vereinbarung kommunizierten Konditionen.

Wenn FreeMe über externe Plattformen oder App-Stores bereitgestellt wird, gelten für den Download und etwaige In-App-Käufe zusätzlich deren Bedingungen.

Soweit kostenpflichtige Pakete als automatisch verlängerbare In-App-Abonnements angeboten werden, erfolgen Abschluss, Abrechnung, Verlängerung, Kündigung und Rückerstattungen über den jeweiligen App-Store-Anbieter. Änderungen des gebuchten Pakets oder des Verlängerungsstatus wirken sich auf Nutzerlimits und Laufzeiten in FreeMe aus.

8. Inhalte und Rechte

Soweit nicht anders vereinbart, verbleiben Rechte an von Nutzerinnen, Nutzern oder Organisationen eingebrachten Inhalten bei den jeweiligen Berechtigten.

Mit dem Einstellen von Inhalten wird FreeMe das erforderliche Recht eingeräumt, diese Inhalte technisch zu speichern, zu verarbeiten, innerhalb der vorgesehenen Rollen- und Sichtbarkeitslogik anzuzeigen und zur Vertragserfüllung zu nutzen.

9. Haftung

FreeMe haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

10. Sperrung und Beendigung

Wir können Zugriffe vorübergehend sperren oder beenden, wenn konkrete Anhaltspunkte für Missbrauch, Sicherheitsrisiken, unberechtigte Nutzung oder schwerwiegende Vertragsverstöße vorliegen.

Organisationen können die Nutzung von FreeMe jederzeit im Rahmen der verfügbaren Produktfunktionen beenden. Wenn Mitarbeitende eine Zugangsentfernung oder Löschung anstoßen, kann der Zugang zunächst entzogen werden; personenbezogene organisationsbezogene Daten werden nach Ablauf der Frist im Rahmen der Produktfunktionen standardmäßig automatisiert anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Soweit es die Produktfunktionen vorsehen, kann ein organisationsseitiger Zugangsentzug auch durch Deaktivierung des Zugangs oder durch Entfernen bzw. Ändern der hinterlegten Zugangs-E-Mail erfolgen. Die Organisation bleibt dafür verantwortlich, diese Maßnahmen rechtlich zulässig und intern nachvollziehbar einzusetzen.

Gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten bleiben davon unberührt.

11. Datenschutz und Kontakt

Ergänzend gelten die Hinweise in der Datenschutzerklärung von FreeMe.

Fragen zu diesen Nutzungsbedingungen kannst du an freeme@marcos-gcd.de senden.